Nemáš prehľad, čo si komu sľúbil? Dokončuješ úlohy na poslednú chvíľu? Máš toho na sebe viac, ako dokážeš zvládnuť? Máš pocit, že robíš na mnohých veciach, no nevidíš ako Ti odsýpa? Ak si aspoň na jednu otázku odpovedal kladne, čítaj ďalej a dozvieš sa viac o nástrojoch na organizáciu tvojho času.
Pred časom sme publikovali niekoľko tipov, ako si nájsť čas na dôležité veci. Predtým než si nájdeme na dôležité veci čas, je potrebné si ich zapísať, oprioritizovať a sledovať ako úlohy odsýpajú. Dôležitosť cieľavedomej organizácie času je ešte viac dôležitá, keď sa tvoje aktivity rozrastajú a ty už nevieš, kde Ti hlava stojí.
Tento blog bude pojednávať práve o nástrojoch pre evidenciu dôležitých úloh. Cieľom tohto blogu nie je vymenovať čo najviac nástrojov. V tomto blogu sa chcem s vami podeliť o niekoľko tipov, ako naskočiť do vlaku aplikácií na manažment úloh a hlavne v ňom vytrvať.
Pero & papier. Tento veľmi tradičný prístup k managementu úloh má rôzne formy ako poznámkový blok, organizér či odkazy na chladničke. Mnohé diáre obsahujú aj monivačné citáty a umožnia Ti dosahovať Tvoje ciele (napr. celkom známy zápisník Žurnál). Pero a papier majú svoje čaro. Tak ako, elektronické knihy nevytlačili tlačené knihy, tak ani webové nástroje na organizáciu úloh nevytlačia štýlové zápisníky ani odkazy na chladničke. Keď však chceš byť naozaj efektívny a kráčať s dobou, tak Pero & papier by mali byť skôr Tvojim štýlovým doplnkom, než kľúčovým nástrojom.
+ off-the-grid nepotrebuje nabíjačku ani baterku
+ menej podnetov z online a menšie riziko rozptyľovania
– žiadna tímová podpora
Cena: Vstupné náklady diára sú od 5€ do 20€
Whiteboard (biela tabuľa). Kým zápisník či organizér sú tvoje osobné, whiteboard volá po kolaborácii, zdieľaní nápadov a vzájomnom povzbudzovaní sa. Tak ako je tvoj notes nezabudnuteľné čaro a štýl, tak ani veľká biela tabuľa sa zo sveta len tak nevytratí. Korona samozrejme whiteboardu nepomohla a všetko nasvedčuje tomu, že aj po Korone whiteboard ostane v online priestore.
+ tímová práca, kolaborácia a zdieľanie myšlienok
– výstupy z tabule treba po stretnutí prepísať do online formátu
Cena: Zasadačka v coworkingu stojí 8€ na hodinu.
Notepad. Tento nástroj je asi taký starý ako samotné osobné počítače. Notepad je neskutočne stabilný a rýchly nástroj – nepadá ani neseká. Avšak tým, že nie je online, je jeho použiteľnosť limitovaná len na tvoj počítač. V dnešnom svete spolupráce a rýchlej komunikácie má notepad len obmedzené uplatnenie.
+ rýchlosť, stabilita, vždy poruke
– offline
– limitácia používania na jednom zariadení
Cena: 0€ (za predpokladu, že vlastníš osobný počítač)
Rozpracovný email. Tento spôsob zaznamenávania úloh nemá ďaleko od notepadu, len prináša so sebou možnosť pristupovať k draftom online. Riziko draftov je, že sa Ti pri malej nepozornosti stratia.
+ online
+ vždy poruke
– neprehladnosť a nestabilita
Cena: 0€ (navýšenie úložného priestoru na Googli vychádza 1.99€ mesačne)
Zdieľaný excel. Použiť excelové tabuľky na plánovanie je viac než prirodzená voľba. O to viac, že rôzne implementácie tabuľkových nástrojov majú online verziu určenú na jednoduchú kolaboráciu. Možnosti Excelu sú takmer nekonečné, avšak s narastajúcou komplexitou sa stráca prehľadnosť a spleti tabuliek už rozumie len ich autor. Prístup cez mobilné zariadenia v exceli nie je veľmi praktický.
+ jednoduché filtrovanie, podmienené vyfarbovanie buniek
+ flexibilita excelu, ktorá ponúka vzorce, výpočty, kontroly
– s rastúcim počtom úloh a projektov prichádza neprehľadnosť
Cena: Google Docs 0€, Microsoft 365 začína na 7€ mesačne
Todoist. Keď ste našli záľubu v plánovaní, aplikácia vám umožní ísť ešte ďalej a naplánovať si prakticky čokoľvek – od narodením až po pravidelné opravy auta. Todoist môžeš používať aj v rámci tímu do 5 ľudí zadarmo.
+ jednoduchosť
+ free plan to 5 ľudí zadarmo
– vhodný skôr na manažment tvojich vlastných taskov
Cena: Free alebo 3€ mesačne
Trello. Táto aplikácia prináša úplne iný pohľad na manažment vášho času, ktorý je založený na metóde Kanban. Kanban sa snaží minimalizovať úlohy, na ktorých sa robí paralelne. Namiesto toho, aby si si pamätal desiatky vecí, ktoré máš urobiť, zameriaš sa na tie, ktoré máš práve otvorené a snažíš sa ich čo najskôr dokončiť. Niekomu tento prístup vyhovuje a Trello ti v tom pomôže.
+ jednoduché automatizácie Power-Ups
– mobilná aplikácia nie je optimalizovaná pre mobil
Cena: Free alebo od 9.9$ mesačne
Basecamp. Aplikácia Basecamp prináša špecifický koncept z iného súdka, tzv. all-in-one. Basecamp sa zameriava nato, aby vám Basecamp dal všetku potrebnú podporu. Špecialitou tohto produktu je príbeh firmy, ktorá Basecamp vyvíja a prevádzkuje. Viac sa môžete dočítať v knihe REWORK, ktorá je k zapožičaniu v Coworking Poprad.
+ all-in-one
+ inšpiratívna filozofia firmy
– flat cenník výhodný hlavne pre väčšie tímy
Cena: Free alebo od 99$ mesačne pre celú organizáciu
Asana. Jednoduchá, prehľadná a jasným cieľom Get things done. Na Asanu nedá moja manželka dopustiť. Evidentné vlastníctvo úlohy, kde si ako vlastník úlohy jediný, kto môže danú úlohu urobiť. Asana je cesta, keď to už manažmentom úloh myslíš vážne.
+ príjemná mobilná aplikácia
+ rozdielne zobrazenia – kalendár, list, kanban
+ free až do 15 členov
Cena: Free alebo od 13.49€ mesačne
Monday.com. Je dosť možné, že tento nástroj poznáš z reklám. Reklama sa mi na youtube zobrazila toľkokrát, že Monday.com sa pre mňa stal nezabudnuteľný nástroj. V porovnaní s ostatnými aplikáciami zaujme fakt, že neexistuje free plan pre základné používanie. Z pohľadu bežného používateľa považujem za významnú nevýhodu, že treba platiť minimálne za 3 používateľov.
+ veľa možností a templaty pre riadenie projektov a úloh
– pre malé projekty je táto aplikácia drahá
Cena: od 24€ mesačne pre 3 používateľov
Samozrejme neexistuje jediný ideálny nástroj na manažment času, úloh, projektov či tímu. Skúsenosť však ukazuje, že v nejakom momente sa mnoho ľudí snaží opustiť papiere a Excel a presadnúť na šikovnú aplikáciu. Čím skôr začneš používať online aplikácie, tým budeš mať viac cviku. Limitujúci faktor môže byť online zdatnosť tvojich spolupracovníkov a partnerov.
Na začiatku digitálnej cesty si budeš všímať jednoduchosť a dizajn aplikácie. S pribúdajúcimi skúsenosťami Ťa určite začne zaujímať integrácia s inými aplikáciami a možnosti automatizácie.
Nech si vyberieš akýkoľvek nástroj, najviac bude záležať na tvojej disciplíne a vytrvalosti. Ani najlepší nástroj na manažovanie úloh neurobí prácu za teba, avšak pomôžete Ti žiť a pracovať efektívnejšie.